Image ©Spoonstein on Flickr Vous avez du mal à accomplir toutes vos tâches au travail et à respecter les délais impartis ? Une méthode de gestion de projet venue du Japon peut vous aider à gagner en efficacité. Nous vous proposons de découvrir la méthode kanban en 5 questions.
1- C'est quoi la méthode kanban ?
La méthode kanban est une méthode de travail et de gestion de projet développée dans les années 1950 par Taiichi Ono, un ingénieur chez Toyota.
À l'origine, ce système servait à planifier la fabrication à flux tendu dans l'industrie automobile japonaise.
Aujourd'hui, il est utilisé dans les entreprises pour organiser le travail de manière claire et précise au sein des équipes et pour améliorer la productivité.
2- La méthode kanban, comment ça marche ?
La méthode kanban est un système visuel, qui permet de suivre les tâches en cours et leur évolution à l'aide d'un tableau et de cartes ou étiquettes. En japonais, le terme “kanban” signifie d'ailleurs “étiquette”.
Sous sa forme la plus simple, un tableau Kanban se compose de 3 colonnes intitulées À faire, En cours et Terminé. Les tâches individuelles à accomplir sont notées sur des cartes.
Les membres de l'équipe déplacent les cartes d'une colonne à l'autre, au fur et à mesure de l'avancée du travail. Ce tableau au contenu dynamique facilite la gestion de projet car il donne un aperçu instantané de l'ensemble du projet et de sa progression.
3- Comment créer un tableau kanban ?
La méthode kanban a pour avantage de nécessiter peu de matériel. Pour créer un tableau kanban, il vous faut simplement un tableau et des cartes.
Vous pouvez utiliser un simple tableau blanc et des post-it ou bien vous équiper d'un tableau magnétique et y épingler des petites fiches cartonnées.
Aujourd'hui, on trouve même des logiciels permettant de créer et de gérer des tableaux Kanban virtuels. Ces outils en ligne constituent une solution très pratique pour les entreprises désireuses d’essayer cette méthode de gestion de projet.
Quel que soit le support utilisé, la première étape de cette méthode consiste à identifier les différentes tâches à réaliser. Chacune de ces tâches sera représentée sur le tableau par une carte ou un post-it.
Pour que ce système soit efficace, il ne faut pas hésiter à diviser le travail à accomplir en autant de tâches et sous-tâches que nécessaire. Il faut ensuite attribuer les tâches aux différents collaborateurs et leur fixer un délai pour chaque tâche.
Pour faciliter la compréhension des instructions, vous pouvez ajouter une colonne Commentaires à votre tableau Kanban. D'ailleurs, l'utilisation de ce tableau ne vous dispense pas d'organiser régulièrement des réunions pour échanger avec vos équipes autour de l'avancée du projet.
4- Comment adopter cette méthode dans votre entreprise ?
Si la description précédente vous a donné envie de tester la méthode kanban dans votre entreprise, sachez que cette méthode de travail peut être mise en place de manière progressive.
Vous n'avez pas besoin de modifier radicalement l'organisation de vos équipes pour profiter des avantages de ce système. Pour commencer, il suffit de créer un tableau, d'expliquer son fonctionnement et d'encourager tous les membres de l'équipe à participer.
L'un des grands avantages de cette approche est la possibilité de l'appliquer dans des secteurs très variés. Même si cette méthode est née dans l'industrie automobile, elle reste très flexible.
Elle peut répondre à des besoins divers, dans différents domaines d'activité et dans des entreprises de tailles diverses. En bref, elle peut être adaptée aux besoins de votre propre activité et être utilisée seule ou associée à d'autres méthodes de travail.
5- Quels sont les avantages de la méthode kanban ?
La méthode kanban est une méthode de gestion de projet qui a fait ses preuves pour gagner en visibilité et en efficacité. Parce qu'il permet de visualiser en un seul coup d'œil l'avancée de chaque tâche individuelle et du projet dans son ensemble, le tableau Kanban optimise le travail en équipe et vous fait gagner du temps.
Grâce à ce système, chaque acteur du projet a accès aux informations utiles. Il sait ce qu'il doit faire et ce que font les autres. Chaque collaborateur peut se concentrer sur une tâche à la fois. De son côté, le chef de projet peut identifier rapidement les problèmes et les points de blocage.
Cette organisation du travail permet généralement de réduire les délais et de satisfaire plus rapidement les clients car le temps de travail est optimisé et les projets de l'entreprise avancent plus vite.
Plus d'information :
Quiz sur cet article : Sous quelle forme se présente la méthode kanban ?
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