Assistant / Assistante De Direction Lyon

L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la directrice de l'établissement de Lyon d'ENSEIS. Il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder pour le bon fonctionnement de l'établissement et la qualité de gestion administrative des prestations d'ENSEIS Management et d'ENSEIS Conseil. Il/elle travaille de concert avec les assistantes de formation et avec la comptable de l'établissement. Il/elle est en lien étroit avec les responsables formation. Par sa participation active à la vie de l'établissement, l'assistant(e) de direction est force de proposition dans l'amélioration continue de la qualité de service de l'établissement.

Sa mission est structurée autour de 3 grands domaines d'activités :
- Assistance à la direction de l'établissement de Lyon et à la vie associative d'ENSEIS
- Gestion administrative de l'activité formation et conseil
- Conseil en ingénierie financière des demandes de prise en charge des formations et relation aux financeurs

Activités principales :

Assistance à la direction de l'établissement de Lyon et à la vie associative d'ENSEIS
- Accueil téléphonique et physique, en partage avec les assistantes pédagogiques ; traitement des demandes mail et sur le site
- Suivi des congés des personnels permanents et transmission des éléments au service paie du siège
- Suivi du bon fonctionnement et de la maintenance des équipements ; lien avec le syndic de copropriété ; suivi hygiène / sécurité
- Référencement de l'offre de prestations de l'établissement sur les plates-formes et actualisation
- Gestion de la location de salles de l'établissement, contrat et facturation
- Archivage de tout document administratif et règlementaire
- Assistance dans l'organisation et la tenue des conseils d'administration et des assemblées générales d'ENSEIS

Gestion administrative de l'activité formation et conseil de l'établissement
- Elaboration des conventions avec les stagiaires et employeurs le cas échéant
- Elaboration des contrats et des conventions de prestation des intervenants
- Vérification de la facturation des prestataires avant mise en paiement ; suivi des règlements en lien avec la comptable
- Suivi du chiffre d'affaires dans le tableau de bord dédié
- Préparation des éléments pour le bilan pédagogique et financier

Conseil en ingénierie financière des demandes de prise en charge des formations et relation aux financeurs
- Conseil aux prospects, stagiaires, employeurs en matière de financement des prestations proposées par l'établissement
- Suivi des dossiers de financement des formations, des dossiers CPF
- Préparation des commandes pour facturation par la comptable sur le progiciel Aurion
- Liens avec les partenaires financeurs (OPCO, France Travail, Transitions Pro,.)

Profil recherché :
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac + 2/3 : BTS, DUT, licence professionnelle en assistanat de direction, gestion administrative et/ou commerciale, gestion PME-PMI. Expérience indispensable de 10 ans minimum dans le domaine d'assistanat de direction ou commercial. La connaissance du domaine de la formation professionnelle est un plus. Forte autonomie, grande capacité d'organisation, d'anticipation et d'adaptation, très bonnes capacités relationnelles, esprit constructif et d'initiative, posture et discrétion.
comptable Facturation Lyon

Informations sur l'offre d'emploi :

• Domaine : Assistanat de direction
• Date d'ajout : 30/04/2024 14:35:54
• Type de contrat : CDI (CDI)
• Salaire : Mensuel de 2050.00 Euros à 2500.00 Euros sur 12.0 mois
• Horaires : 35H Travail en journée (Temps plein)
• Expérience demandée : 10 An(s)
• Formation demandée : CAP, BEP et équivalents (E),
• Compétence demandée : Réaliser la gestion administrative du courrier (S), Organiser un planning du personnel (S), Mener des actions dans le cadre de centre d'appels (S), Assurer la gestion administrative et financière d'une activité (S),
• Société : ENSEIS - SIEGE SOCIAL
• Emplois BTS Lyon , Emplois DUT Lyon ,

(S) : souhaité - (E) : exigé