Gestionnaire Administratif - Daji, Pôle Affaires Générales Toulouse

La Direction des affaires juridiques et institutionnelles a pour mission de sécuriser juridiquement et institutionnellement l'activité de l'établissement. Elle réunit 2 pôles : affaires juridiques et affaires institutionnelles.

Le Pôle Affaires Institutionnelles assure le fonctionnement institutionnel de l'université. Il gère les travaux et répond aux questions portant sur les domaines réglementaire et statutaires. Il assure l'organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ainsi que le suivi institutionnel des mandats. Il gère l'organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.
Dans l'ensemble de ces domaines, il exerce une fonction de conseil, d'assistance et d'expertise auprès de la gouvernance, de la direction de l'établissement et des composantes et services.

Vous intégrerez une équipe de 7 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable du Pôle Affaires Générales

Vos principales activités consisteront à :

1.Assurer la gestion et le suivi institutionnel des mandats électifs (50 directions) :

Activer et organiser le renouvellement des directions (notamment création du rétroplanning des actions, publication de l'appel à candidatures, réception des candidatures) ;
Accompagner les composantes et services communs dans la compréhension de la procédure ;
Assister aux séances des conseils si nécessaire ;
Editer et publier des arrêtés de nomination et des délégations de signature ;
Mettre à jour des différentes rubriques sur l'intranet (ENT), ainsi que les listes de diffusion et les outils de suivi.

2. Contribution à l'organisation des élections :

Assurer le traitement et le façonnage des listes électorales sur Excel et PDF ;
Assurer le traitement et le suivi financier des commandes des matériels, fournitures et prestations ;
Apporter un soutien administratif, notamment dans la mise en forme, l'actualisation, la publication des documents et l'archivage de la documentation électorale ;
Participer au traitement des besoins logistiques, notamment en ce qui concerne la réservation des locaux, matériels, fournitures et autres prestations ;
Participer à la réception des candidatures, à la mise en page et à l'impression des bulletins et à la tenue des bureaux de vote ;
Participer éventuellement à la mise en place des réunions du comité électoral consultatif ;
Contribuer à la gestion de l'outil de gestion des procurations.

3. Contribuer à l'organisation et à la tenue des séances des instances centrales : conseil d'administration et conseil académique ainsi que du congrès :

Assurer les tâches administratives, logistiques et financières liées au fonctionnement des instances centrales ;
Participer à la complétude des sujets et à la tenue des séances ;
Assurer la publicité des délibérations des instances ;
Assurer les communications à destination des services en charge du contrôle de la légalité du rectorat.

4. Assister la direction :

Assurer ponctuellement des tâches de coordination et de gestion administrative confiées par la responsable dupôle ou la directrice de la DAJI (mise à jour de bases de données, rédaction de courriers, réservations...)

Offre complète sur notre site.
Jour Services centrales

Informations sur l'offre d'emploi :

• Domaine : Secrétariat
• Date d'ajout : 23/04/2024 15:31:11
• Type de contrat : CDD - 12 Mois (CDD)
• Salaire : 1855,89 € bruts/m
• Horaires : 37H55 Travail en journée (Temps plein)
• Expérience demandée : 1 An(s)
• Compétence demandée : Réaliser une gestion administrative (S), Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité (S), Saisir, mettre à jour un registre, un répertoire ou une base de données (S),
• Société : UNIVERSITE TOULOUSE II
• Emplois bases de données Toulouse , Emplois CDD Toulouse ,

(S) : souhaité - (E) : exigé