Description de l'offre d'emploi :
Offre d'emploi Assistant au secrétariat particulier du Préfet à Rennes en Marketing, 24 Mois, CDD - 12 Mois Assistant(e) au directeur / à la directrice marketing Rennes : directrice de cabinet préfet ensemble
1) Secrétariat de la directrice de cabinet :
- accueil physique et téléphonique, filtrage des interlocuteurs
- administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat de la directrice de cabinet
- gestion de l'agenda de la directrice de cabinet
- suivi des parapheurs à la signature ou au visa de la directrice de cabinet
- suivi du courrier réservé de la directrice de cabinet
- rédaction de courriers administratifs et constitution de dossiers administratifs
- préparation des réponses à la correspondance personnelle de la directrice de cabinet
- coordination, avec le personnel de résidence, de l'organisation des déjeuners et réceptions présidés par la directrice de cabinet
2) Suivi des affaires administratives de la direction du cabinet :
- diffusion de notes de services à l'ensemble des agents de la direction
- suivi des dossiers ressources humaines pour le compte de la directrice de cabinet
- suivi des ordres de missions, permanent et ponctuel et validation des états de frais sur CHORUS-DT
3) En lien avec le chef de cabinet :
- suivi des engagements juridiques et des crédits de paiement après avoir effectué les émissions de besoin sur CHORUS
4) Sur demande de la cheffe de pôle, appui à l'ensemble des activités du service :
- appui à la préparation de dossiers, réunions ou évènements ponctuels
- organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles
- organisation d'audioconférences et de visioconférences
- rédaction des déclarations d'absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale
- gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral
Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation.
Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistant(es) pour assurer l'ouverture du secrétariat particulier en continu de 8 H 00 à 19 H 00.
Il nécessite disponibilité et discrétion.
Ce poste n'est pas télétravaillable.
directrice de cabinet préfet ensemble
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Emploi Assistant au secrétariat particulier du Préfet Rennes offre d'emploi Directrice de cabinet préfet ensemble Rennes