Assistant Administratif / Assistante Administrative Rennes

L'ARASS recrute un.e assistant.e administratif.ve pour la direction générale dans le cadre d'un renfort permettant d'ajuster les modalités de fonctionnement actuelles du secrétariat de la direction générale et de l'optimiser en lien avec le développement de l'ARASS :

Contrat à durée déterminée de la fin mai jusqu'au 31 décembre 2024 pouvant être renouvelé (possibilité d'une semaine de vacances sur le mois d'Août)
Horaires fixes du lundi au jeudi : 8h30-12h30/13h15-16h30, le vendredi 8h30-12h30/13h15-15h15
Poste basé à Rennes
Avantages : congés supplémentaires (18 jours de congés trimestriels par an), mutuelle (participation employeur et CSE), chèques vacances.


MISSIONS :
Sous l'autorité de la responsable administration et communication, il.elle aura comme missions principales, sans que celles-ci ne soient exhaustives et pourra être complétée au regard des compétences et des appétences de la personne recrutée :

SECRETARIAT :
- Accueil physique et téléphonique
- Suivi de la boite mail du siège
- Gestion du courrier entrée/sortie
- Gestion des agendas des cadres de la Direction générale
- Classement de divers documents administratifs
- Préparation de la salle de réunion pour les formations, CODIR, réunions représentants du personnel .
o Réservation de la salle
o Préparation de l'accueil café
o Commande des repas


En lien avec le service RH :
- Publication des offres d'emploi qui auront été au préalable validées par les gestionnaires RH
- Participation à certains process de recrutement (réception des candidatures et transmission au jury de recrutement)
- Classement des contrats de travail
- Mise sous pli des bulletins de salaire

En lien avec le service comptable :
- Editer, paginer, relier les rapports d'activité et les fascicules budgétaire
- Editer les factures reçues sur la boite siège

En lien avec la responsable qualité et développement :
- Editer, paginer, relier les rapports d'appel à projets


LOGISTIQUE:
- Suivi et gestion des stocks de la direction générale
- Déplacement, avec le véhicule de service, auprès de nos fournisseurs pour récupérer les commandes
- Veiller à maintenir un cadre de travail agréable
- Suivi des entretiens des véhicules de service


PROFIL ET COMPETENCES REQUIS:

Diplôme en secrétariat de niveau 4 exigé ;
Expérience de 5 ans en tant que secrétaire administrative, ou équivalente, de préférence au sein d'une structure multi établissements ;

Savoir-faire :

Maîtrise bureautique des logiciels Word, Excel, PowerPoint ;
Connaissance du logiciel CANVA appréciée
Permis B obligatoire

Savoir-être :

Rigueur, sens de l'organisation, confidentialité ;
Dynamique, qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe ;
Posture professionnelle en adéquation avec les valeurs fortes portées par l'Association sur un plan humain et sociétal (Bienveillance, travail collaboratif, écoute, partage.).
Direction Générale Développement Siège

Informations sur l'offre d'emploi :

• Domaine : Secrétariat
• Date d'ajout : 26/04/2024 14:49:15
• Type de contrat : CDD - 7 Mois (CDD)
• Salaire : convention collec
• Horaires : 35H Travail en journée (Temps plein)
• Expérience demandée : 5 An(s)
• Compétence demandée : Réaliser la gestion administrative du courrier (E), Organiser la logistique des recrutements et des formations (S), Planifier des rendez-vous (E), Classer des documents professionnels (S), Réaliser une gestion administrative (S), Saisir, mettre à jour un registre, un répertoire ou une base de données (S),
• Permis : B - Véhicule léger (E),
• Société : ASS REALISAT ACTION SOCIALE SPECIALISE
• Emplois bureautique Rennes , Emplois contrat à durée déterminée Rennes ,

(S) : souhaité - (E) : exigé